MORUECO GÓMEZ, RAÚL / GARCIA TOME, ANTONIO (Ilustración)
PRÓLOGO
CAPÍTULO 1: EL MUNDO DE LA EMPRESA
Concepto de empresa
Elementos integrantes
El ciclo de producción y económico de las empresas
Clasificación de las empresas
Actividad resuelta 1.1
Los modelos organizativos
La organización empresarial
Estructuras
Jerárquica
Funcional
Mixta
Los departamentos y sus funciones
El departamento Comercial
El departamento Financiero
El departamento Administrativo
El departamento de Recursos
El departamento de Producción
La financiación de las empresas
La financiación propia
La financiación ajena
Actividad resuelta 1.2
Créditos bancarios
Actividad resuelta 1.3
Leasing
Renting
Los empréstitos
Actividad resuelta 1.4
Los costes de las empresas
Actividad resuelta 1.5
Actividades propuestas
CAPÍTULO 2: EL PATRIMONIO Y LA CONTABILIDAD
El patrimonio
Las masas patrimoniales
El balance
Actividad resuelta 2.1: Creación de un balance
Finalidad del balance
Análisis del balance de situación
Equilibrios y desequilibrios patrimoniales
Interpretación del fondo de maniobra
Los ratios
Actividad resuelta 2.2
Definición de contabilidad
Clases de contabilidad
La cuenta de pérdidas y ganancias
Actividad resuelta 2.3
Análisis de la cuenta de pérdidas y ganancias
Actividades propuestas
CAPÍTULO 3: PRINCIPIOS BÁSICOS DE ECONOMÍA
Concepto de economía
La microeconomía
La macroeconomía
El mercado
Clases de mercado
El mercado de competencia perfecta
El mercado de competencia imperfecta
La demanda
La oferta
El equilibrio del mercado. La oferta y la demanda
Análisis de las distintas situaciones del mercado
Variables macroeconómicas e indicadores socioeconómicos
El Producto Interior Bruto (PIB)
Tasa de crecimiento
Producto Interior Neto (PIN)
Índice de Precios al Consumo (IPC )
La inflación
Actividades propuestas
CAPÍTULO 4: FUNCIONES DEL SERVICIO DEL PROFESIONAL DEL SECRETARIADO
Introducción
Áreas de actuación y sus funciones
Conocimientos que deberá aportar el profesional del secretariado
Actitudes del profesional del secretariado
Deontología profesional
Principios generales
Obligaciones con la empresa
Obligaciones profesionales
Actividades propuestas
CAPÍTULO 5: LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
Introducción
Criterios de organización
Medidas a tomar
Organización de la agenda de trabajo
Tipos de agenda
Elementos mínimos que deberá contener una agenda
Gestión de la agenda
Consejos sobre la organización del trabajo
Actividades propuestas
CAPÍTULO 6: LA COMUNICACIÓN
Concepto de comunicación
Los signos
La comunicación en la empresa
Tipos de comunicación
Elementos que intervienen en el proceso comunicativo
Los canales comunicativos
Decálogo del buen comunicador
Obstáculos que se producen en la comunicación
Actividades propuestas
CAPÍTULO 7: LA COMUNICACIÓN ESCRITA
Introducción
La comunicación interna
El acta
Características que debe reunir un acta
Modelo de acta usado por las empresas
Ejemplo 1: Confección de un acta
La circular
Características que debe reunir una circular
Ejemplo 2: Circular interna
El informe
Tipos de informes
Elementos a considerar para elaborar un buen informe
Partes en las que se divide un informe
Normas para una correcta redacción
El memorando
Tipos de memorandos
Partes en las que se divide un memorando
Ejemplo 3: Memorando 1
Ejemplo 4: Memorando 2
La comunicación externa
Los medios de comunicación
Los servicios telegráficos
Actividades propuestas
CAPÍTULO 8: LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL
Introducción
La carta
Normas para escribir una carta
Partes en las que se divide una carta
Diseño de cartas y sobres
Tipos de cartas
Ejemplo 1: Carta comercial
Ejemplo 2: Carta de solicitud
Ejemplo 3: Carta de pedido
Ejemplo 4: Carta de acuse de pedido
Ejemplo 5: Carta de carácter administrativo
Ejemplo 6: Carta de agradecimiento
Ejemplo 7: Carta de reclamación
Ejemplo 8: Carta de respuesta a una reclamación
Ejemplo 9: Carta de envío de extracto de cuenta
Ejemplo 10: Carta de impagos
Abreviaturas más usuales utilizadas en cartas
Conclusiones finales para la correcta elaboración de cartas
Gestión de la correspondencia
Correspondencia de entrada
Correspondencia de salida
Impresos normalizados
Series empleadas en la normalización
Actividades propuestas
CAPÍTULO 9: DOCUMENTOS OFICIALES
Definición
La instancia
El oficio
El certificado
Actividades propuestas
CAPÍTULO 10: DOCUMENTOS MERCANTILES
Introducción
Documentos de compraventa
Pedido
Albarán o nota de entrega
Facturas
Facturas rectificativas
Registro de las facturas
Factura electrónica
Requisito de toda factura
¿Qué es la firma o el certificado digital?
Documentos de cobro y pago
El recibo
El cheque
Personas que intervienen en un cheque
Tipos de cheques
Plazos de cobro
Ejemplo 1: Cumplimentación de una factura
Ejemplo 2: Cobro de la factura anterior
Ejemplo 3: Emisión del recibo correspondiente al cheque anterior
La letra de cambio
Partes en las que se divide una letra de cambio
El protesto de letra
Ejemplo 4: Cumplimentación de una letra de cambio
Actividades propuestas
CAPÍTULO 11: DOCUMENTOS LABORALES
Introducción
El contrato de trabajo
Elementos de un contrato
¿Qué no se considera un contrato de trabajo?
Formas de un contrato de trabajo
Contenido de un contrato de trabajo
Pasos para formalizar los contratos
Modificación de las condiciones del contrato de trabajo
Suspensión del contrato de trabajo
Extinción del contrato de trabajo
El salario
La nómina o el recibo salarial
Encabezamientos
Devengos
Deducciones
La cotización
Boletines de cotización a la Seguridad Social
Actividades propuestas
CAPÍTULO 12: ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Introducción
El archivo
Conservación de documentos
Destrucción de documentos
Tipos de archivos
Características que debe reunir un archivo
Elementos que se usan habitualmente en un archivo
Mantenimiento del archivo
Métodos de clasificación
Sistema alfabético
Normas a tener en cuenta
Ventajas e inconvenientes
Sistema geográfico
Ventajas e inconvenientes
Sistema de materias
Ventajas e inconvenientes
Sistema numérico
Ventajas e inconvenientes
Sistema cronológico
Ventajas e inconvenientes
Sistema decimal
Ventajas e inconvenientes
Sugerencias para una buena clasificación
Actividades propuestas
CAPÍTULO 13: EVENTOS CORPORATIVOS Y SU ORGANIZACIÓN
Introducción
Eventos de carácter externo
Asamblea
Conferencia
Jornadas
Congreso
Coloquio
Simposio
Seminarios
Taller (workshop)
Exhibición itinerante (road show)
Videoconferencia
Eventos de carácter interno
Reuniones
Organización de eventos corporativos
Recursos necesarios para la planificación de eventos corporativos
Documentos asociados a los eventos corporativos
El saluda
Ejemplo 1: Saluda 1
Ejemplo 2: Saluda 2
Las invitaciones
Ejemplo 3: Invitación 1
Ejemplo 4: Invitación 2
La carta de convocatoria y el orden del día
Ejemplo 5: Carta de convocatoria
Ejemplo 6: Orden del día
Actividades propuestas
CAPÍTULO 14: PROTOCOLO PÚBLICO Y EMPRESARIAL
Introducción
Concepto de protocolo
Tipos de protocolos
Elementos básicos de las relaciones sociales
El saludo
Las presentaciones
¿Cómo realizar presentaciones?
Los tratamientos
El uso del teléfono
Actividades propuestas
CAPÍTULO 15: EQUIPOS DE TRABAJO Y GESTIÓN DEL CONFLICTO
Definición del equipo de trabajo
Actividad resuelta 15.1
Ventajas e inconvenientes
La participación en el trabajo en equipo
Conflicto: características y fuentes
Características
Fuentes
Actividad resuelta 15.2
Métodos de resolución o supresión del conflicto
Fases del proceso de resolución
Variables que influyen en el proceso de resolución
Actividad resuelta 15.3
Medios de solución pacífica
Actividades propuestas
CAPÍTULO 16: LA ATENCIÓN AL CLIENTE
Introducción
Conceptos generales
La importancia del buen servicio
Estrategias a seguir por parte de la empresa
Acciones a llevar a cabo
La cadena de valor
Elementos que intervienen en el correcto servicio de atención al cliente
Empresa
Trabajadores
Producto o servicio
Las reclamaciones
Tratamientos de las reclamaciones
Tipos de reclamaciones
Actividades propuestas
CAPÍTULO 17: LOS MEDIOS ELECTRÓNICOS
Introducción
Fax
Normas a tener en cuenta para escribir correctamente un fax
Redes
Red LAN (Local Area Network)
Red WAN (Wide Area Network)
Wi-Fi
Componentes de una red Wi-Fi
Elementos necesarios para disponer de una red Wi-Fi
Ejemplo de conexión a Wi-Fi
Seguridad en redes Wi-Fi
Algo de historia sobre Internet
¿Qué es Internet?
Servicios que ofrece Internet
Elementos necesarios para conectarse a Internet
Intranet
¿Qué es una página web?
¿Qué es una URL?
¿Cómo navegar en Internet?
Realizar búsquedas más efectivas
El correo electrónico
La netetiqueta
Glosario de términos usados en Internet
Actividades propuestas
CAPÍTULO 18: ORGANIZACIÓN DE VIAJES
Introducción
Clases de viajes
Los viajes nacionales
Los viajes internacionales
Las agencias de viajes
Elección de la agencia
Servicios que ofrece una agencia de viajes
¿Qué información se deberá solicitar a una agencia de viajes?
Petición de fondos para el viaje
Planificación del viaje
Seguros de viajes
Seguridad en los datos
Regreso del viaje
Actividades propuestas
CAPÍTULO 19: PRÁCTICAS INFORMÁTICAS
Introducción
Práctica 1: La seguridad en los documentos
Proteger un documento de Word
Proteger celdas en Excel
Ocultar una carpeta o un archivo
Práctica 2: Protección del correo mediante PGP
Cómo instalar un programa PGP
Enviar mensajes codificados
Descodificación de mensajes recibidos
Práctica 3: Trabajo con documentos en red
Crear una carpeta compartida
Acceso desde la red a documentos compartidos
Práctica 4: Plantillas con Microsoft Word
Práctica 5: Las cartas con Microsoft Word
Configuración de una plantilla
Insertar marcas de pliegue
Configuración de un cajetín para albergar los datos del destinatario
Añadir los datos de la empresa
Añadir el texto a la carta
Combinar correspondencia
Añadir los campos al documento principal
Imprimir la carta para varios destinatarios
Práctica 6: Control del PC mediante NETMEETING
Instalación de la aplicación
Llamada entre dos terminales
Práctica 7: Uso de la función BUSCARV y filtros con Microsoft Excel
ÍNDICE ALFABÉTICO
Este libro constituye una herramienta ideal tanto para los profesionales del secretariado, de pequeñas, medianas y grandes empresas, como para aquellos que están en periodo de formación, ya que incluye una serie de temas de inestimable ayuda, entre los que destacan: La empresa. La contabilidad. La comunicación. La correspondencia. Los documentos laborales y mercantiles. El archivo y la clasificación de documentos. La organización de eventos corporativos. El protocolo. La atención al cliente. Los medios electrónicos. La organización de viajes... La obra muestra de forma clara y sencilla, con ejemplos prácticos y preguntas de refuerzo al finalizar cada uno de los capítulos, los elementos necesarios que sin duda ayudarán al lector a afrontar las necesidades que la empresa moderna demanda tanto de los profesionales del secretariado como de cualquier persona que realiza tareas administrativas.
